Ein außertourliches Sportturnier kann für Vereine eine gute Möglichkeit darstellen, um die Kassen etwas aufzufüllen. Hier geht es nämlich nicht nur darum, den Sieger zu küren, sondern in erster Linie um den Spaß. Ob Kleinfeld im Fußball, Tennis oder Darts – Zuschauer und Teilnehmer kommen hier vor allem zum Entspannen und Genießen. Damit das Event zum finanziellen und organisatorischen Erfolg wird, ist aber etwas Planung gefragt.
Vorbereitung nicht unterschätzen
Die Vorbereitung für ein Turnier sollte bereits zwei bis drei Monate vor dem eigentlichen Termin beginnen. Hier geht es in erster Linie einmal darum, ein entsprechendes Datum festzulegen, wobei sich natürlich Samstage besonders gut eignen. Hier haben die meisten Vereinsmitglieder Zeit zum Helfen und das Event kann ruhig bis in die späten Nachtstunden andauern.
Relativ früh sollte sich dann auch gegebenenfalls um Catering und Live-Musik gekümmert werden. Sind diese grundlegenden Dinge erst einmal geklärt, sollte das Turnier rund vier bis fünf Wochen im Vorhinein angekündigt werden. So bleibt genügend Zeit, dass sich Spieler oder andere Vereine registrieren können, ohne dass der Termin wieder in Vergessenheit gerät.
Die Vorbereitung an sich sollte aber schon alleine vom zeitlichen Aufwand nicht unterschätzt werden. Immerhin müssen Vereine dann auch noch Pokale kaufen, einen Zeitplan für das Turnier erstellen und die eigenen Mitglieder für bestimmte Arbeiten einteilen. Vor allem bei einem neuen Event kann das schon einmal eine Herausforderung sein.
Die Woche vor dem Turnier ist entscheidend
Rund eine Woche vor dem Turnier geht es dann noch einmal heiß her. Während dieser Zeit ist es wichtig, die Werbetrommel zu rühren. Ansonsten besteht nämlich immer das Risiko, dass das eigens organisierte Event zum Reinfall wird und am Ende ein finanzieller Verlust zu Buche steht.
Um das zu vermeiden, sollte der Termin über Social Media, Flyer und Plakate in der Region beworben werden. So werden nicht nur genügend Teilnehmer, sondern auch zusätzliche Gäste über das bevorstehende Event informiert. Natürlich sollte auch ungefähr bestimmt werden, mit wie vielen Besuchern gerechnet wird. Das ist vor allem in Hinblick auf die Verpflegung besonders wichtig.
Es gibt kein schlimmeres Szenario, als dass plötzlich die Würstchen oder die Getränke ausgehen. Vor allem mit Getränkehändlern kann vorab auch vereinbart werden, dass nicht geöffnete Flaschen, Dosen oder Kisten am Ende wieder zurückgegeben werden können. So stehen Vereine auf der sicheren Seite und können sicherstellen, dass für das leibliche Wohl aller Gäste gesorgt wird.
Ein strukturierter Tag – so kann ein Sportturnier ablaufen
Meist beginnt ein Sportturnier bereits am Vormittag, wobei hier in der Regel nur wenige Gäste anwesend sind. Die ersten zwei bis vier Stunden geht es meist darum, dass sich die Teilnehmer in der Vorrunde messen.
Jedoch sollte ungefähr so geplant werden, dass die Finalrunde am späten Nachmittag stattfindet. Dauert das Turnier per se länger, verlieren viele Hobbyspieler und auch Zuschauer die Motivation. Zudem muss natürlich auch die Siegerehrung berücksichtigt werden, immerhin müssen die sportlichen Leistungen auch mit einem Pokal oder einer Medaille geehrt werden.
Im Anschluss geht es dann vor allem darum, dass alle Gäste eine gute Zeit haben. Mit Live-Musik oder einem DJ kommt dabei garantiert gute Stimmung auf.
Nicht auf das Aufräumen vergessen
Je länger die Partynacht beim Turnier dauert, desto geringer ist am nächsten Tag auch die Motivation, wieder aufzuräumen. Dennoch darf dieser wichtige Teil der Planung nicht vergessen werden, immerhin werden Zelte oder auch DJ-Pults meist nur gemietet.
Hier können vor allem jene Vereinsmitglieder helfen, die während des Turniers selbst nur wenig Arbeit hatten. So kommen alle Personen gleichberechtigt zum Einsatz und es entsteht nicht das Gefühl, dass wenige Personen die meiste Arbeit übernehmen müssen.
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