Diverse Meetings sind ein fester Bestandteil eines jeden Arbeitsalltages. Von vielen Angestellten und Führungskräften werden diese jedoch oftmals als lästige Pflicht angesehen. Häufige Gründe? Weil diese unproduktiv und zeitraubend sein können, wenn sie nicht richtig geleitet werden.
Ob unklare Tagesordnungen, zu viele Teilnehmer oder fehlende Methodik – es gibt viele typische Fehler, die dazu führen, dass Meetings ineffizient und ineffektiv werden. In diesem Artikel zeigen wir 5 häufige Fehler auf, die man vermeiden sollte, damit Meetings sich wieder lohnen.
1. Keine klaren Ziele oder Agenda
Wir alle haben uns wahrscheinlich schon einmal in solchen Meetings wiedergefunden – es gibt keine klaren Ziele und keine Agenda. Ohne diesen klaren Rahmen kann es passieren, dass Diskussionen zu lange dauern oder eine eigenständige Dynamik entwickeln, kein Fortschritt erzielt wird und wichtige Punkte, wie etwa das Erstellen von einem Flussdiagramm, übersehen werden.
Stattdessen sollte die Agenda alle zu diskutierenden Themen in chronologischer Reihenfolge enthalten, Referenten klar benennen und mit einem zeitlichen Rahmen versehen werden. Das gibt allen Beteiligten eine Vorstellung davon, was zu erwarten ist und ermöglicht eine effektive Diskussion.
2. Fehlende Methodik und Moderation
Wenn eine klare und strukturierte Herangehensweise an ein Meeting fehlt und Zwischenschritte oder Ergebnisse nicht festgehalten werden, droht die Besprechung, sich im Kreis zu drehen oder ins Leere zu laufen. Erst recht, wenn es keinen Moderator gibt, der die Besprechung wieder zum Thema zurückführt.
Es ist wichtig, sich bereits bei der Gestaltung der Agenda Gedanken zu machen, welche Tools wann und für welche Zwecke zum Einsatz kommen sollen. Das Erstellen einer online Mindmap kann beim Brainstorming etwa als sehr hilfreiche Visualisierung dienen und funktioniert auch bei Online-Meetings wunderbar. An anderer Stelle kann hingegen eine Abstimmung oder eine andere Methodik Einsatz finden.
3. Falscher Teilnehmerkreis
In einigen Meetings sorgen die anwesenden Teilnehmer dafür, dass die Besprechung nicht vorankommt. Sind es etwa zu viele Anwesende, sodass die Diskussion nicht vorangeht?
Oder fehlt ein wichtiger Verantwortlicher, während andere Teilnehmer nichts zu diesem Thema beitragen können? Dann wurde zu wenig Zeit in die Auswahl der Teilnehmer investiert. Deshalb ist es wichtig, sicherzustellen, dass jeder eine klare Rolle hat und etwas Sinnvolles beitragen kann.
4. Mangelnde Aufmerksamkeit oder Multitasking
Nicht selten sind Teilnehmer nicht ganz mit dem Kopf beim Termin. Noch ein schneller Blick in die Mails oder aufs Handy? Unaufmerksamkeiten und Multitasking hemmen die Produktivität des gesamten Teams. Bei der Planung der Agenda können regelmäßige Pausen jedoch dazu beitragen, dass sich diese auf die Pausenzeiten beschränken und Freizeit und Berufliches besser getrennt werden.
5. Keine konkreten Ergebnisse oder Follow-up
Maßnahmen
Wenn es am Ende des Meetings keine konkreten Handlungspläne gibt, kann sich das Treffen als frustrierend und unproduktiv erweisen. Umso entscheidender ist es, Ergebnisse zu dokumentieren und eindeutige Zuständigkeiten zuzuweisen. Wie wäre es etwa mit einem Protokoll, sodass man auch noch Wochen später jederzeit nachschauen kann, was besprochen wurde?
Diese 5 Fehler gehören zu den häufigsten im Meeting-Alltag und können doch so einfach beseitigt werden. Also gilt es: Die Vorbereitung des nächsten Meetings mit diesen Tipps
anzugehen und sich über einen produktiven Termin zu erfreuen!
